Rok 2019 jest ogromnym wyzwaniem dla pracowników działów kadr i płac. Jest to rekordowy rok pod względem zmian w przepisach prawa pracy, płac i podatków. Można pokusić się o stwierdzenie, że kodeks pracy jest obecnie jednym z najczęściej aktualizowanych aktów prawnych.
dokumentacja pracownicza cz. I
Już od 1-go stycznia zmieniły się przepisy dotyczące archiwizacji dokumentów pracowniczych. Ustawodawca dla wybranej grupy zatrudnianych umożliwił skrócenie okresu przechowywania dokumentacji z 50-ciu do 10-ciu lat, a także przechowywanie tych dokumentów w formie elektronicznej. Zamiana na formę elektroniczną jest niczym innym jak zeskanowaniem każdego dokumentu, właściwym opisaniem, zabezpieczeniem i opatrzeniem go podpisem elektronicznym. Zmiana formy prowadzenia dokumentacji dla firmy zatrudniającej kilkaset osób to praca wymagająca poświęcenia nawet kilku miesięcy, lub też zatrudnienia dodatkowej osoby. To także obowiązek zgłoszenia zmian w ZUS, a więc dostosowania programu Płatnik i generowanie dodatkowych dokumentów.
rodo
Kolejne miesiące to nowe przepisy RODO, ograniczające powielanie dokumentów, oraz pobieranie wrażliwych danych biometrycznych od kandydatów do pracy, chociażby imion rodziców. Zmiana przepisów wymogła nie tylko skorygowanie wewnętrznych dokumentów pracowniczych, ale również wzoru świadectwa pracy, w którym dotychczas te dane były obligatoryjne. Konsekwencją zmian była konieczność aktualizacji systemów ERP, aby wydawane świadectwa pracy były zgodne z ustawowym wzorem.
podatek cz. I
Sierpień przyniósł nowelizację ustawy o podatku dochodowym, czyli zwolnienie z podatku osób do 26-go roku życia. W celu poprawnego naliczania wynagrodzeń wypłacanych w sierpniu, pracodawca powinien przeprowadzić akcję informacyjną dla swoich pracowników, pobrać od nich oświadczenia o zwolnieniu z podatku, no i finalnie ponownie zaktualizować system ERP.
dokumentacja pracownicza cz. II
We wrześniu mamy kolejne zmiany w przepisach, znów dotyczące świadectw pracy. Na pozór mało istotne, jednak wydłużają okres wystąpienia pracownika o sprostowanie świadectwa pracy z 7-u dni do 14-tu. Nowy wzór dokumentu wymusza na pracodawcy aktualizację wzoru dokumentu. Dla korzystających systemu ERP wiąże się to z ponowną aktualizacją systemu i dodatkowymi kosztami.
podatek cz. II
Od października ulega obniżeniu stawka podatku PIT z 18% na 17%, a także zmieniają się koszty uzyskania przychodów. Aby zaimplementować zmiany w przedsiębiorstwie należy do końca września pobrać aktualne wskaźniki i przeprowadzić upgrate systemu oraz przetestować jego funkcjonalność.
ppk
Pierwsze firmy, zatrudniające powyżej 250 ubezpieczonych przystąpiły do programu już 1-go lipca. PPK wiąże się z przygotowaniem wewnętrznych regulacji, budżetowaniem, wyłonieniem reprezentacji pracowników, wyborem instytucji finansowej, akcją informacyjną skierowaną do zatrudnionych, podpisaniem umów o zarządzanie i prowadzenie PPK. Należy również zadbać o zaplecze informatyczne, aby terminowo zawierać umowy w imieniu nowych pracowników przystępujących do PPK. Nieterminowe przekazywanie środków bądź zawierania umów skutkuje wysokimi sankcjami finansowymi, nakładanymi na pracodawcę.
outsourcing kadr i płac
Zmiany przepisów są na tyle istotne, że wymuszają na pracodawcach zwiększenie obsady stanowisk kadrowych, dodatkowe szkolenia personelu, a także terminowe aktualizacje systemów ERP, a w konsekwencji ponoszenie coraz wyższych kosztów.
Pracodawcy coraz częściej wybierają alternatywne rozwiązanie, jakim jest outsourcing kadr i płac, czyli wydzielenie poza struktury firmy obsługi kadrowo-płacowej ich pracowników. Dzięki temu pracodawca ma pewność, że jego firma prowadzona jest przez zespół profesjonalistów, którzy ponoszą pełną odpowiedzialność za świadczone usługi. W prosty sposób może zabudżetować wydatki ponoszone na administrowanie zatrudnieniem swoich pracowników, gdyż koszty takiej obsługi pozostaną na stałym poziomie, niezależnie od zmieniających się nieustannie przepisów.
Alicja Kleparska
akleparska@gppeople.pl
609615002